Digitales Onboarding – Neue Mitarbeiter virtuell einarbeiten

Punkten Sie mit einem funktionierenden digitalen Onboarding: Hybride Arbeitsmodelle sind in aller Munde. Wer Mitarbeiter:innen einen flexiblen Arbeitsplatz oder Home Office neben einem Platz im Büro bietet, erweitert nicht nur seinen Radius für das Anwerben qualifizierter Fachkräfte sondern positioniert sich auch als attraktiver Arbeitgeber. Wichtiges Tool: das digitale Onboarding.

In Kürze fängt ein neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter bei Ihnen an, aber die neue Wohnung in der Nähe ist nicht rechtzeitig bezugsfertig? Ihr Unternehmen ist auf alles vorbereitet. Es gibt viele Onboarding-Mittel und Tools, die Ihnen helfen, die Einarbeitung Ihres neuen Teammitglieds – auch vom Home Office aus – gut und sicher über die Bühne zu bringen.

Sicherheitsgefühl geben

Wenn Ihr neues Teammitglied die ersten Tage im Home oder Mobile Office verbringt, ist eines ganz wichtig: Vermitteln Sie ein Gefühl von Sicherheit. Neu-Angestellte sollten sich trotz der aktuellen Lage und der räumlichen Distanz wohl und willkommen geheißen fühlen.

Intensive Begleitung und Kommunikation

Wenn die Zusammenarbeit im Büro nicht möglich ist, ist folgendes wichtig: Die Offline-Dynamik, die sonst in Ihrem Team oder in der Firma herrscht, sollte auch digital zu spüren sein. Die Neustarter:innen sollen von Anfang an intensiv begleitet werden und trotz der ungewohnten Einarbeitungsphase dank der technischen Hilfsmittel die Prozesse und Kolleg:innen problemlos kennenlernen.

Sie haben interessante Bewerber:innen gefunden und das digitale Onboarding steht bevor? Wir haben unseren Kolleginnen und Kollegen der Abteilung People and Culture ein paar Fragen dazu gestellt:

Frage: Habt ihr bestimmte Tools oder Programme, die ihr für das digitale Onboarding oder für das digitale Bewerbungsgespräch empfiehlt?

Antwort: Sowohl für das digitale Bewerbungsgespräch, als auch für das digital Onboarding nutzen wir momentan die Tools Hangsout Meet von Google und Zoom. Bei beiden Tools ist die einfache Handhabung gewährleistet. Das Schöne ist, dass man verschiedene Teammitglieder einladen und auch seinen Bildschirm mit dem Kandidaten oder Neustarter teilen kann.

Frage: Wie viele Themen der eigentlichen Welcome Days sollten beim digitalen Onboarding aufgenommen werden?

Antwort: Wir versuchen möglichst die gleichen Inhalte unserer sonst 2-tägigen Welcome Days abzubilden. Momentan sind wir noch dabei, ein neues Format in digitaler Form zu finalisieren.
Erste Ideen sind einzelne Websessions mit einem Präsenzbereich über einen Zeitraum von 2 Wochen. So können die neuen Angestellten durch die verschiedenen Sessions das Unternehmen und die Aufgaben kennenlernen.

Frage: Könnten sich neue Angestellte zu sehr beobachtet fühlen, wenn sie anfangs ständig im Videochat sind? Wie findet man da eine Balance?

Antwort: In der “klassischen” Einarbeitungszeit im Büro finden viele Abstimmungstermine und Rücksprachen statt – diese bilden wir virtuell, über Videokonferenzen, ab.
Die neuen Kolleg:innen haben im Gegensatz zu normalen Telefongesprächen über die Videotelefonie die Chance, sich noch besser zu verbinden und zu vernetzen. Sie sollen die Möglichkeit nutzen, sich aktiv mit den neuen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um ein Gefühl der Teilhabe zu entwickeln.

Frage: Glaubt ihr, dass sich Onboarding-Apps in Zukunft als hilfreiches Tool beim Onboarding durchsetzen können?

Antwort: Onboarding-Apps sind durchaus ein bereicherndes Tool. Gleichzeitig glauben wir nach wie vor, dass das persönliche Onboarding sehr wertvoll ist. Allein die Möglichkeit, Arbeitsatmosphäre zu schnuppern, neue Kolleg:innen kennenzulernen sind wichtige Aspekte, die man nicht außen vor lassen sollte.

Die digitale Welt ist aktuell beanspruchter denn je. Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, damit das Onboarding auf digitaler Ebene erfolgreich funktionieren kann. Verschiedene Software-Lösungen wie Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, einen gut strukturierten Einarbeitungsplan für die neuen Mitarbeiter:innen zu erstellen. Für die Kommunikation vom Home Office aus sind außerdem Meetings in Form von Video-Chats und Video-Calls unvermeidbar.

Setzen Sie die oberen Tipps für das digitale Onboarding um und planen sie verschiedene Video-Chats, vielleicht aber auch E-Learning-Angebote, Dokumentationen oder Webinare für die neuen Mitarbeiter:innen, damit sich diese auch von zu Hause aus genauso gut eingearbeitet werden wie sonst persönlich. Sie können über einen Team-Chat die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter in der Abteilung begrüßen oder eine größere Live-Konferenz mit mehreren Abteilungen veranstalten, damit die neuen Kolleg:innen das Unternehmen und die neuen Gesichter kennenlernen können.

Genauere Informationen zu den einzelnen Video-Chat-Programmen erhalten Sie auf unserer Seite zum Thema "Digitales Vorstellungsgespräch".

Vorteile der App

• Flexibiltät: Die App kann jederzeit und von überall aufgerufen werden.
• Interaktion: Wenn eine Feedbackfunktion Teil der App ist, kann dort auch ein Austausch stattfinden.
• Integration: Aufgaben können in die App integriert und die App kann den Arbeitsablauf unterstützen.
• Spaßfaktor: Diese digitale Lösung ist eine Art Erlebnis für Ihre Mitarbeiter:innen und wird sicherlich häufiger genutzt als andere Lösungen.
• Employer Branding: Ihr Unternehmen wird dadurch noch digitaler.
• Wissensvermittlung: Alle Informationen sind kompakt und zentral verfügbar.
• Multimedialität: Bilder, Videos und Skripte können über ein Programm miteinander verbunden werden.

Vergessen Sie nicht, die neuen Angestellten auch im Home Office über die allgemeinen Richtlinien und organisatorischen Themen zu informieren. Sprechen Sie mit Ihnen über die regulären Arbeitszeiten, über Pausen- und Ruhezeiten und weitere Absprachen, die dann im Digitalen getroffen werden müssen. Wichtig sind auch hier Feedback- und Mitarbeitergespräche. Vielleicht sollten Sie anfangs noch regelmäßiger als sonst einen Austausch einplanen, damit sich Neu-Beschäftigte abgeholt fühlen und alle Fragen und Unsicherheiten klären können.