Für Unternehmen

Digitales Bewerbungsgespräch

Bewerber:innen im Videointerview

Persönliche Bewerbungsgespräche vor Ort werden nach wie vor sowohl von Unternehmen als auch von Bewerber:innen bevorzugt. Trotzdem können Sie als Arbeitgeber auch in Zeiten nach Kontaktverboten und Lockdowns mit Video-Interviews punkten.

Branding als innovativer und flexibler Arbeitgeber

Leichtere Terminabstimmung mit Kandidat:innen

Ganz nebenbei Medienkompetenz testen

Klare Kommunikation

Das A und O beim digitalen Einstellungsprozess: Kandidat:innen von Beginn an abholen und anleiten. Stellen Sie Ihren Bewerber:innen frühzeitig alle relevanten Informationen zur Verfügung: Welches Tool wird verwendet? Wer schickt die Termineinladung? Wer wird beim Gespräch anwesend sein? Welchen Zeitrahmen sollte der:die Kandidat:in einplanen? Beginnen Sie den Termin mit einer Vorstellung aller Gesprächspartner:innen und informieren Sie den:die Kandidat:in über den Ablauf des Gesprächs. Prinzipiell gilt: Moderation und offene Kommunikation sind der Schlüssel für ein offenes Gespräch, in dem sich alle wohlfühlen.

Technik prüfen

Überprüfen Sie vorab in einem Testlauf Ihre technische Ausrüstung. Funktioniert Ihr Mikro? Reicht die integrierte Laptop-Kamera? Was sehen die Bewerber:innen im Hintergrund? Überprüfen Sie außerdem, ob eine stabile Internetverbindung besteht.

Atmosphäre schaffen

Auch wenn das Interview nur digital stattfindet, sollten Sie versuchen, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Ein paar Smalltalk-Fragen am Anfang können einen großen Unterschied machen. Nutzen Sie das Gespräch auch, um selbst etwas über die Firma zu erzählen. Sie haben eine besonders lebendige Unternehmenskultur? Die Mitarbeitenden treffen sich zum Austausch gerne an der Kaffeebar? Erzählen Sie dem:der Kandidat:in davon. So helfen Sie ihr, sich ein Bild vom Unternehmen zu machen und sich wohl zu fühlen.

Team-Check ermöglichen

Der Rundgang durch die Firma fällt beim digitalen Gespräch zwar weg, der:die Kandidat:in sollte aber dennoch die Möglichkeit bekommen, ein paar Worte mit dem potenziell künftigen Team zu wechseln. Planen Sie eine kurze Kaffeerunde mit dem ganzen Team ein. Wichtig: Hier muss es nicht unbedingt um die Arbeitsinhalte gehen. Viel wichtiger ist an dieser Stelle, dass Kandidat:in und Team zusammenpassen und sich eine Zusammenarbeit vorstellen können.

Tools gezielt einsetzen

Der erste Schritt ist geschafft und sie möchten nun mit Testaufgaben die Kompetenzen des:der Kandidat:in prüfen? Inzwischen gibt es eine Reihe geeigneter Tools, um solche Testaufgaben virtuell abzubilden. Testen Sie vorab intern, ob das Tool gut funktioniert und stellen Sie sicher, dass der:die Kandidat:in einen funktionierenden Zugang erhält. Ermöglichen Sie den Bewerbenden während der Bearbeitung Fragen zum Umgang mit der Software zu stellen. Dafür können Sie z.B. einen Chatroom öffnen oder in einem Video-Call verweilen, in den der:die Kandidat:in jederzeit eintreten kann.

Junge Frau beim Videointerview
© 197246714/AdobeStock

Rechtliche Vorgaben

Im Gegensatz zu mitgeschnittenen Interviews, die im Nachhinein nochmal beleuchtet werden können, stellen sogenannte Live-Interviews kein DSGVO Problem dar. Das liegt daran, dass es einem gewöhnlichen Bewerbungsgespräch nahe genug kommt. Im Gegensatz dazu, gilt eine genaue Auswertung eines mitgeschnittenen Videos, als unangemessener Eingriff in die informative Selbstbestimmungsrechte einer sich bewerbenden Person. Das liegt auch daran, dass Aussagen nicht zurückgenommen oder weiter erklärt werden können, wie in einem natürlichen Gespräch. In bestimmten Berufsfeldern wie in der TV-Medienbranche können solche intensiven Auswertungen von Mimik, Gestik und Stimme allerdings gerechtfertigt werden. Grundsätzlich gilt, dass in die Privatsphäre der Bewerber:innen nur so tief eingegriffen werden darf, wie es für die Bewerbung unbedingt notwendig ist. Auch darf eine Video-Bewerbung nicht Voraussetzung für eine Bewerbung sein, da so nicht von einer “freiwilligen Einwilligung” gesprochen werden kann, die für eine solche Bewerbung Pflicht ist. Wie immer müssen potentielle Angestellte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden.

Tipps aus der Praxis

Sie haben interessante Bewerber:innen gefunden und das digitale Bewerbungsgespräch steht bevor? Wir haben unsere Kolleg:innen der Abteilung People and Culture ein paar Fragen dazu gestellt:

Frage: Was sind mögliche Fallstricke einer digitalen Bewerbung und wie kann man sie umgehen?

Antwort: Drei Probleme sollte man auf jeden Fall im Blick haben.
Als Erstes, ist es von Vorteil nicht nur intern vorbereitet zu sein, sondern auch den Bewerber:innen mit Hilfestellungen entgegenzukommen. Konkret könnte man einen Technik-Check anbieten. So können die Bewerber:innen, vor dem eigentlichen Gespräch, eventuelle Probleme aus dem Weg räumen. An diesem Punkt schließt sich der nächste Fallstrick an. Ein Vorstellungsgespräch via Video-Chat ist noch lange nicht gang und gäbe und für den:die Bewerber:in wahrscheinlich eine neue Erfahrung. Schaffen Sie in Ihrem Bewerberpool ein Bewusstsein für die Situation und informieren Sie vorab. Ein Hinweis, dass andere Menschen oder Haustiere im Hintergrund störend sind, wäre zum Beispiel ein erster Schritt.
Ein drittes Problem ist, dass manche Kandidat:innen – über das digitale Bewerbungsgespräch – nicht so gut greifbar sind, wie in einem Gespräch vor Ort. So kann es in manchen Fällen sein, dass ein digitales Bewerbungsgespräch lediglich ein erstes Aussieben sein kann. Bei manchen Bewerbungen ist ein persönliches Kennenlernen unabdingbar.

Frage: Ist es vorstellbar, dass sich das digitale Vorstellungsgespräch in Zukunft durchsetzt?

Antwort: Grundsätzlich ist es wahrscheinlich, dass die Akzeptanz steigen wird und das digitale Vorstellungsgespräch sich weiter etablieren wird. Besonders bei Bewerber:innen, die weit entfernt oder im Ausland leben. In dem Fall spart man lange Reisezeiten. Spätestens die zweite Runde sollte im Idealfall wieder im Unternehmen stattfinden. Nur so können Büroräume gezeigt werden und das persönliche Auftreten – auch in der ersten Interaktion mit dem zukünftigen Team – prüfen.

Frage: Wie sollte ein Video-Interview anmoderiert werden? Welche Punkte sollte man beachten?

Antwort:

  1. Die Anmoderation sollte bereits in der Einladungsmail, mit dem Hinweis auf das anstehende Video-Interview, beginnen.
  2. Ein guter Start ist ein klar definierter Technik-Check. Überprüfen Sie Verbindung, Ton, Bild und haken Sie bei Ihren Kandidat:innen nach, ob alles klappt.
  3. Sollte es technische Probleme geben, z.B. weil der Technik-Check dem Gespräch direkt vorgelagert wurde, sprechen Sie diese am besten direkt an.
  4. Ist die technische Situation optimiert, bietet es sich an, in einem Intro auf die besondere Situation einzugehen.
  5. Darauf folgt der Einstieg in den klassischen Prozess.

Welche Tools eignen sich für den Video-Call?

Testen Sie die Anwendungen und wählen Sie das für sich passende. Nutzen Sie die häufig angebotene kostenfreie Probezeit um sich mit den unterschiedlichen Angeboten vertraut zu machen.

Dieses Tool bietet eine kostenfreie Variante, mit welcher Sie unbegrenzte 4-Augen-Gespräche führen können. Gruppenbesprechungen mit bis zu 100 Personen sind hier auf 40 Minuten limitiert, nicht aber die Anzahl der Besprechungen. Zoom bietet zudem unterschiedliche kostenpflichtige Pakete.

Das Paket für Klein- & Mittelständische Unternehmen kostet 189,90 € für eine Jahres-Lizenz und hebt hier die zeitliche Limitierung auf. Meetings können auch hier mit bis zu 300 Teilnehmenden geführt werden. Ein weiteres Paket, welches sich an kleine Teams richtet, kostet 139,90 € für ein Jahr und bietet neben Gruppengesprächen mit bis zu 100 Teilnehmenden ebenfalls eine unbegrenzte Meeting-Dauer.

Zoom ermöglicht sichere, digitale Treffen, zum einen durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder durch rollenbasierte Benutzersicherheit.

Preise im Überblick
Dieses Produkt ist Teil des Office Pakets und bietet neben Video-Besprechungen auch eine Chat- und Telefonfunktion. Mit dem Microsoft Teams Essentials Paket können Sie für 3,40 € je Nutzer:in und Monat die Videosoftware nutzen. Ab 5,10 € pro Nutzer:in/Monat bekommen Sie die Microsoft 365 Business Lösungen inkl. Microsoft Teams und das gesamte Office Angebot mit Excel, Word, PowerPoint und Outlook.

Preise im Überblick

Hinweis: Skype Skype for Business Online wurde durch Microsoft Teams abgelöst und gilt in einigen Unternehmen als veraltet.
Oder auch Hangouts Meet ist, wie bereits im Namen ersichtlich, das Produkt von Google. Über einen Link können Sie, ohne zeitliche Begrenzung, an Video-Treffen teilnehmen. Google Meet ist kostenpflichtig für Unternehmen und nur in fertig geschnürten “G-Suites” erhältlich.

Für 4,68 € je Nutzer:in und Monat gibt es das kleinste Paket mit 13 Anwendungen unter denen auch Hangouts zu finden ist. Dazu kommen nochmal 3 weitere Anwendungen. Darunter fallen eine Support-Anwendung, der Admin-Bereich zur Verwaltung von Benutzer:innen und Anwendungen sowie eine Endpunktverwaltung mit welcher verlorene Geräte gesperrt werden können um Unternehmensdaten zu schützen. Die Business-Pakete können für 14 Tage kostenfrei getestet werden.

Preise im Überblick

Recruiting mit Künstlicher Intelligenz

Wir wagen einen Blick in die Zukunft: Verschiedene Anbieter versprechen mithilfe von Software-Lösungen für z.B. Sprachanalysen, über Tonaufnahmen, Rückschlüsse auf die Persönlichkeit von Bewerber:innen ziehen zu können. Damit will es Personaler:innen zusätzliche Entscheidungskriterien an die Hand geben und den Bewerbungsprozess noch datengetriebener machen. Die Methoden stehen stark in der Kritik und sind in dieser Form in Deutschland derzeit verboten.

Auch wenn diese neuen Methoden derzeit noch nicht vollen Einzug in die Bewerbungsprozesse genommen haben, werden sie in Zukunft sicherlich eine größere Rolle spielen. Die Entwicklung neuer Technologien steckt hier noch in den Kinderschuhen. Es lohnt sich also, am Ball zu bleiben und immer wieder neu zu bewerten, welche Technologien sich für die eigenen Recruiting-Prozesse eignen und einen echten Mehrwert liefern.

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