Digitales Onboarding

Wer Mitarbeiter:innen einen flexiblen Arbeitsplatz oder die Option auf Home Office bietet, erweitert nicht nur seinen Radius für das Recruiting qualifizierter Fachkräfte sondern positioniert sich auch als attraktiver Arbeitgeber. Wichtiges Tool: das digitale Onboarding. Die moderne Arbeitswelt ist digital oder zumindest hybrid.

Das Onboarding ist einerseits die Zeit für die erste fachliche Einarbeitung, sollte aber auch Raum für viele weitere Themen bieten:

• Welche Firmenkultur wird im Unternehmen gelebt?
• Wie sind die Teams strukturiert?
• Was sind kurzfristige und langfristige Unternehmensziele?
• Welche Tools werden intern verwendet?
• Wer ist wer im Unternehmen?
• Wann finden Feedback- und Mitarbeitergespräche statt?
• An wen kann ich mich in welchen Situationen wenden?
• Organisatorische Infos (Arbeits- und Pausenzeiten, Betriebsrat, Mitarbeitergespräche, weitere Angebote)

Zusätzlich soll diese Phase auch dazu dienen, den:die neue Kolleg:in ins Team einzuführen. Gemeinsame virtuelle Mittagessen oder Feierabendevents tragen dazu bei, dass die Eingliederung ins Team reibungslos funktioniert und das Team das neue Mitglied aufnehmen kann. Auch Meetings mit Kolleg:innen aus anderen Teams, mit denen es künftig Schnittpunkte geben wird, sind hilfreich und ermöglichen eine schnelle interne Vernetzung.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, damit das Onboarding auf digitaler Ebene erfolgreich funktionieren kann.

• Projektmanagement-Tools für einen strukturierten Einarbeitungsplan
• Video-Chat-Software für eine reibungslose Kommunikation
• E-Learning-Angebote für die erste fachliche Einarbeitung
• Dokumentationstools für eigenständiges Lernen

Nicht jedes Tool eignet sich für jede Firma. Je nachdem, wie die Einarbeitung gestaltet ist, eignen sich unterschiedliche Instrumente besser als andere.
Dennoch gilt: moderne Software-Lösungen für das Onboarding zu nutzen ermöglicht einerseits einen effizienteren Prozess und zeigt, dass ihr Unternehmen innovativ und digital aufgestellt ist: Ein Pluspunkt. Prüfen Sie, welche Anforderungen Sie an die Tools haben, testen Sie verschiedene Angebote und binden Sie passende Tools in den Onboarding-Prozess ein.

Onboarding-Apps

Mit einer solchen App kann der Onboarding-Prozess auf ein ganz neues Level gehoben werden. Wie funktioniert das? Neue Teammitglieder erhalten noch vor dem ersten Arbeitstag Zugriff auf eine App auf dem Smartphone oder Laptop und werden digital in das Unternehmen eingeführt. Die App dient quasi als interaktiver Einarbeitungsplan. Über sie können zahlreiche Inhalte vermittelt werden: die Firmenkultur, das Kennenlernen der Abteilungen sowie die Aufgaben und Prozesse.

Zielgruppe im Auge behalten

Sollten Sie eine App benutzen, denken Sie an Ihre Zielgruppe – an Ihre neuen Angestellten. Alter und Zugang zur digitalen Welt können unterschiedlich ausfallen. Die App sollte eine Erleichterung bedeuten und kein zusätzliches Hindernis.

Vorteile einer App

• Flexibilität: Die App kann jederzeit und von überall aufgerufen werden.
• Interaktion: Wenn eine Feedbackfunktion Teil der App ist, kann dort auch ein Austausch stattfinden.
• Integration: Aufgaben können in die App integriert werden und die App kann den Arbeitsablauf unterstützen.
• Spaßfaktor: Diese digitale Lösung kann auch einen gamification effect haben und eine Art Erlebnis für Ihre Mitarbeiter:innen sein. Tools mit spielerischen Elementen werden gerne genutzt und können motivierend sein.
• Employer Branding: Ihr Unternehmen wird dadurch sichtbar digitaler.
• Wissensvermittlung: Alle Informationen sind kompakt und zentral verfügbar.
• Multimedialität: Bilder, Videos und Skripte können über ein Programm miteinander verbunden werden.

Wir haben unseren Kolleginnen und Kollegen der Abteilung People and Culture ein paar Fragen zum Thema digitales Onboarding gestellt:

Frage: Habt ihr bestimmte Tools oder Programme, die ihr für das digitale Onboarding oder für das digitale Bewerbungsgespräch empfiehlt?

Antwort: Sowohl für das digitale Bewerbungsgespräch, als auch für das digital Onboarding nutzen wir momentan die Tools Hangout Meet von Google und Zoom. Bei beiden Tools ist die einfache Handhabung gewährleistet. Das Schöne ist, dass man verschiedene Teammitglieder einladen und auch seinen Bildschirm mit dem Kandidaten oder Neustarter teilen kann.

Frage: Wie viele Themen der eigentlichen Welcome Days sollten beim digitalen Onboarding aufgenommen werden?

Antwort: Wir versuchen möglichst die gleichen Inhalte unserer sonst 2-tägigen Welcome Days abzubilden. Momentan sind wir noch dabei, ein neues Format in digitaler Form zu finalisieren. Erste Ideen sind einzelne Websessions mit einem Präsenzbereich über einen Zeitraum von 2 Wochen. So können die neuen Angestellten durch die verschiedenen Sessions das Unternehmen und die Aufgaben kennenlernen.

Frage: Könnten sich neue Angestellte zu sehr beobachtet fühlen, wenn sie anfangs ständig im Videochat sind? Wie findet man da eine Balance?

Antwort: In der “klassischen” Einarbeitungszeit im Büro finden viele Abstimmungstermine und Rücksprachen statt – diese bilden wir virtuell, über Videokonferenzen, ab. Die neuen Kolleg:innen haben im Gegensatz zu normalen Telefongesprächen über die Videotelefonie die Chance, sich noch besser zu verbinden und zu vernetzen. Sie sollen die Möglichkeit nutzen, sich aktiv mit den neuen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um ein Gefühl der Teilhabe zu entwickeln.

Frage: Glaubt ihr, dass sich Onboarding-Apps in Zukunft als hilfreiches Tool beim Onboarding durchsetzen können?

Antwort: Onboarding-Apps sind durchaus ein bereicherndes Tool. Gleichzeitig glauben wir nach wie vor, dass das persönliche Onboarding sehr wertvoll ist. Allein die Möglichkeit, Arbeitsatmosphäre zu schnuppern, neue Kolleg:innen kennenzulernen sind wichtige Aspekte, die man nicht außen vor lassen sollte.