Büro und Praxis vermieten – Das müssen Vermieter wissen

Wenn du eine Gewerbeimmobilie besitzt, solltest du sie unter keinen Umständen leer stehen lassen. Du kannst mit ihr Gewinn machen, indem du sie zum Beispiel als Büro- oder Praxisfläche vermietest. Das gilt dann als gewerbliche Vermietung. Die Regelungen für solche Vermietungen unterscheiden sich in vielen Punkten von der Vermietung von Wohnräumen. Hier erfährst du alle wichtigen Informationen über Gewerbemietverträge, anfallende Kosten und Steuern und worauf du bei der Vermietung von Büros und Praxen achten musst.

Büro
© LIGHTFIELD STUDIOS/AdobeStock

In aller Kürze

  • Bei der Vermietung von Büros und Praxen sind Lage, Größe und Verkehrsanbindung ausschlaggebend.

  • Gewerbemietverträge müssen erst bei einer Mietdauer von einem Jahr oder länger abgeschlossen werden. Zur Absicherung solltest du jedoch immer einen Vertrag aufsetzen.

  • Du musst alle Einnahmen versteuern, die du aus der Gewerbevermietung erhältst.

  • Engagierst du einen Makler für die Vermietung, musst du die Kosten übernehmen.

Büroraum, -fläche, Coworking Space, Praxisimmobilie – Wo ist da der Unterschied?

Büroflächen und Büroräume

Als Vermieter musst du dich darauf einstellen, dass Firmen vor allem ihre Flexibilität behalten wollen. Es muss immer die Zukunftsperspektive der Firma im Auge behalten werden: Will die Firma sich vergrößern, will sie wahrscheinlich keinen Mietvertrag eingehen, der eine lange Mietdauer hat.

Als Vermieter musst du dich darauf einstellen, dass Firmen vor allem ihre Flexibilität behalten wollen. Es muss immer die Zukunftsperspektive der Firma im Auge behalten werden: Will die Firma sich vergrößern, will sie wahrscheinlich keinen Mietvertrag eingehen, der eine lange Mietdauer hat.

Coworking-Space

Um noch flexibler zu bleiben suchen sich viele Firmen und einzelne Selbstständige sowie Freiberufler Coworking-Spaces. In diesem Fall bieten Vermieter ihre Bürofläche als voll ausgestatteter Arbeitsplatz tage-, wochen- oder monatelang an. So kannst du als Vermieter deine Büroimmobilie mit vielen Mietern füllen und vermeidest die Gefahr eines Leerstands.

Coworking-Space
© rh2010/AdobeStock

Praxisimmobilien

Als Praxis bezeichnet man also Arbeitsräume eines niedergelassenen Arztes, eines medizinischen Versorgungszentrums, von Physiotherapeuten oder Logopäden, von Rechtsanwälten und Steuerberatern.

  • Praxis mit ärztlicher Ausrichtung: Das Praxisinventar und Möbel sind oft im Mietpreis enthalten oder lassen sich durch eine Abstandszahlung übernehmen.
  • Rechtsanwälte und Steuerberater können potenzielle Praxisräume als normale Büroräume nutzen. Das können kleine Praxisräume für Steuerberater oder große Praxisflächen für Anwaltskanzleien sein.

Als Praxis bezeichnet man also Arbeitsräume eines niedergelassenen Arztes, eines medizinischen Versorgungszentrums, von Physiotherapeuten oder Logopäden, von Rechtsanwälten und Steuerberatern.

Worauf müssen Vermieter achten?

Da es sich bei der Vermietung von Büros und Praxen um eine Gewerbevermietung handelt, sprichst du eine andere Zielgruppe an, als bei einer Privatvermietung. Vertragspartner können demnach juristische Personen sein. Dazu gehören zum Beispiel Vereine oder eine GmbH. Vermieter sollten unbedingt darauf achten: Der Mietvertrag ist nur gültig, wenn alle Vorstandsmitglieder unterzeichnet haben oder über eine Vertretungsbefugnis für die restlichen Mitglieder verfügen.

Da es sich bei der Vermietung von Büros und Praxen um eine Gewerbevermietung handelt, sprichst du eine andere Zielgruppe an, als bei einer Privatvermietung. Vertragspartner können demnach juristische Personen sein. Dazu gehören zum Beispiel Vereine oder eine GmbH. Vermieter sollten unbedingt darauf achten: Der Mietvertrag ist nur gültig, wenn alle Vorstandsmitglieder unterzeichnet haben oder über eine Vertretungsbefugnis für die restlichen Mitglieder verfügen.

Da es sich bei der Vermietung von Büros und Praxen um eine Gewerbevermietung handelt, sprichst du eine andere Zielgruppe an, als bei einer Privatvermietung. Vertragspartner können demnach juristische Personen sein. Dazu gehören zum Beispiel Vereine oder eine GmbH. Vermieter sollten unbedingt darauf achten: Der Mietvertrag ist nur gültig, wenn alle Vorstandsmitglieder unterzeichnet haben oder über eine Vertretungsbefugnis für die restlichen Mitglieder verfügen.

Welche Dokumente werden benötigt?

Vermieter sollten in dem Prozess der Vermietung bestimmte Dokumente einholen:

Vor der Vermietung:

  • Wirtschaftsauskunft
  • Selbstauskunft für Gewerbe
  • Kopie Personalausweis Gesellschafter/Geschäftsführer
  • Handelsregisterauszug
  • Gewerbeanmeldung
  • unterschriebener Mietvertrag inkl. Gesellschafter Zustimmungserklärung
  • BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), Bilanz, Jahresabschluss

Nach der Vermietung:

  • Nachweis Umsatzsteuerpflicht
  • Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Beleg der Zahlung einer Kaution
  • Versicherungsbestätigung Betriebshaftpflicht mit Mietsachschäden
Ein Dokument wird unterschrieben
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Was gehört in den Gewerbemietvertrag?

Gewerbemietverträge müssen erst schriftlich abgeschlossen werden, wenn die Mietdauer länger als ein Jahr beträgt. Allerdings solltest du Verträge immer schriftlich, statt nur mündlich abschließen. Bevor der Mietvertrag unterschrieben wird, solltest du die Bonität des Mieters prüfen.

Folgende Punkte sollten nicht im Vertrag fehlen:

Adresse, Maße, Raumaufteilung, evtl. Nebenräume usw.
Die Höhe der Miete richtet sich nach allgemeinen Faktoren wie Lage und Größe der Immobilie und ist normalerweise fest vereinbart. Allerdings kannst du auch als Vermieter eine Staffel- oder Umsatzmiete verlangen. Diese steigt dann mit der Zeit oder ist abhängig von dem Umsatz des Mieters.
Neben der Miete können auch noch weitere Kosten für den Mieter anfallen. Diese müssen unbedingt aufgelistet werden.
Mieter haben oft individuelle Anpassungswünsche der Büros. Im Vertrag muss festgehalten werden, wer für die Kosten aufkommt. Normalerweise werden Arbeiten für die Instandsetzung der Büros oder Praxen von dem Vermieter und Schönheitsreparaturen, wie Anstriche oder Tapezieren, von dem Mieter übernommen.
Ist das Mietverhältnis befristet oder unbefristet? Wenn es befristet ist, gibt es für den Mieter Verlängerungsmöglichkeiten? Ein Beispiel dafür ist: Eine Vertragslaufzeit von 5-10 Jahren mit einer Verlängerungsoption von 5 Jahren.
Hier muss angegeben werden, für was der Mieter die Fläche nutzen will, z.B. Zahnarztpraxis. Gemäß §535 Abs. 1 BGB ist der Vermieter mit dieser Konkretisierung verpflichtet, die Immobilie im geeigneten Zustand für diesen vertragsgemäßen Gebrauch zu übergeben.
Vermietest du die Gewerbeimmobilie mit Einrichtung oder Ausstattung, solltest du eine Inventarliste erstellen.
Viele Mieter verlangen eine Konkurrenzschutzvereinbarung, zu denen sich Vermieter verpflichten müssen. Im Fall der Vermietung einer Praxis zum Beispiel darf der Vermieter dann innerhalb eines festen Umkreises eigene Immobilien während der Dauer des Mietvertrags nicht an Ärzte derselben Fachrichtung vermieten. Verstößt der Vermieter dagegen, kann es zu einer Vertragsstrafe kommen.
Der Vermieter muss sich an die Vertragslaufzeit halten und kann nicht wie bei Wohnraummietverträgen aus Eigenbedarf kündigen. Mieter und Vermieter müssen sich also an die gesetzlichen Kündigungsfristen halten. Diese beträgt sechs Monate zum Ende eines Kalendervierteljahres.

Welche Kosten und Steuern fallen an?

Sämtliche Kosten, die bei der Vermietung angefallen sind, kannst du steuermindernd absetzen. Du kannst zum Beispiel Herstellungskosten und Anschaffungskosten absetzen: Bei Immobilien, die nach 1924 gebaut worden sind, schreibst du jährlich 2% der Herstellungs- oder Anschaffungskosten ab.

Sämtliche Kosten, die bei der Vermietung angefallen sind, kannst du steuermindernd absetzen. Du kannst zum Beispiel Herstellungskosten und Anschaffungskosten absetzen: Bei Immobilien, die nach 1924 gebaut worden sind, schreibst du jährlich 2% der Herstellungs- oder Anschaffungskosten ab.

Wichtig!

Wenn du bei der Gewerbevermietung einen Makler beauftragst, werden die Kosten frei zwischen Auftraggeber und Makler verhandelt. Es gilt nicht das Bestellerprinzip, das die Höhe der Maklerprovision bei Mietwohnungsvermittlungen regelt. Der Auftraggeber kann festlegen, wie die Kosten zwischen ihm und dem Mieter aufgeteilt werden. Da die Vermietung jedoch meist ein aufwändiger Prozess ist, übernehmen Vermieter häufig die gesamte Maklerprovision.

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